Empiece por el traspaso
Mapee cómo llega una consulta, quién la recibe y dónde sigue la conversación. Un formulario, una llamada y un mensaje de WhatsApp pueden corresponder a la misma oportunidad. Defina cómo reconocerla antes de crear otro registro.
- Identifique los canales de consulta y su responsable.
- Defina cómo revisar contactos duplicados.
- Registre el origen sin copiar datos personales innecesarios.
Use etapas que se puedan comprobar
Elija etapas observables: consulta recibida, calificación completada, propuesta enviada, decisión pendiente, ganada o perdida. Cada etapa debe ayudar a decidir qué hacer después. Evite etiquetas que solo expresen optimismo.
- Escriba las condiciones para entrar y salir de cada etapa.
- Asigne un responsable y una próxima acción a cada oportunidad abierta.
- Registre el motivo de pérdida con una lista breve y útil.
Automatice el recordatorio antes que la relación
Una tarea interna es un buen primer paso. Si una oportunidad no tiene próxima acción, avise a su responsable. Antes de automatizar mensajes al cliente, defina consentimiento, condiciones de parada y acceso a una persona. Una respuesta o una venta debe detener una secuencia que ya no corresponda.
- Pruebe respuestas, bajas, duplicados y reasignaciones.
- Revise acciones vencidas y oportunidades cerradas con el equipo.
- Mida su situación inicial antes de prometer mejoras.